Typische Fehler beim Erstellen von Projektanforderungen und wie man sie vermeidet.

Verständlich und klar formulierte Projektanforderungen sind die Grundlage eines gelungenen Entwicklungsprojekts. Basierend auf diesen Anforderungen schätzt Ihr Dienstleister den Aufwand und setzt Ihre Anwendung um. Hier erfahren Sie, was die größten Fehler bei der Formulierung von Anforderungen sind und wie Sie diese vermeiden. So ersparen Sie Meetings zur Klärung von Rückfragen, Korrekturschleifen für entwickelte Funktionalitäten und schlussendlich Zeit und Geld.

Fehler 1: Schwammige / zu allgemein gehaltene Formulierungen

In einer meiner letzten Anforderungsanalysen war ein Punkt „Buchungssystem für Veranstaltungen“ – ohne weitere Details. Deshalb weiß ich nicht, ob ein einfaches Formular zur Anmeldung zu Events reicht oder ob es ein komplexes System mit Kalenderansichten, Filtern und Zahlungsmethoden sein soll. Solche Anforderungen sorgen dafür, dass ich mich mit Rückfragen melde. Das hat manchmal ein langes hin und her per Mail zur Folge, was beiden Seiten Zeit kostet.

Hier ein Beispiel, wie es besser geht: Statt „Anmeldeprozess benutzerfreundlicher gestalten“ lieber schreiben „Bei jedem Schritt des Anmeldeprozesses soll dem Nutzer oben ein kurzer Info-Text angezeigt werden, der den aktuellen Schritt erklärt. Fehlermeldungen bei falschen Eingaben sollen keine technischen Fachbegriffe enthalten“. Da weiß ich viel besser, was ich umsetzen soll.

Fehler 2: Wichtige Infos auslassen

Viele Abläufe, Abkürzungen und Regularien Ihrer Branche sind für Sie selbstverständlich – Ihr Dienstleister weiß aber nichts darüber. Stellen Sie sich vor, SIe geben die Website für eine Gesundheits-App in Auftrag und haben die Anforderung „Vollständige, rechtssichere Datenschutzseite erstellen“. Viele IT-Dienstleister kennen sich mit Datenschutzseiten für Unternehmenswebsites und Onlineshops aus, aber nicht mit den besonderen Datenschutzvorschriften im Gesundheitswesen. Oder Sie haben die Anforderung „Nutzer sollen Dokumente löschen können“ aber vergessen zu erwähnen, dass sie erst nach einer vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist gelöscht werden dürfen. Diese Fehler können dazu führen, dass später unerwartet Zusatzaufwände entstehen, was ungeplante Kosten mit sich bringt.

So können Sie diesen Fehler beheben:

• Prüfen Sie, ob die Anforderung auch von Menschen außerhalb Ihres Unternehmens und Ihrer Branche verstanden werden kann
• Vermeiden Sie Abkürzungen oder erklären Sie diese (z.B. in einem Abkürzungs-Glossar am Ende des Anforderungsdokuments)
• Schreiben Sie Ihre Anforderungen lieber zu ausführlich als zu knapp

Fehler 3: Uneinigkeit und Widersprüche

Manchmal gibt es in Unternehmen mehrere Beteiligte, die Anforderungen stellen. So könnte es z.B. die Abteilungsleiter von Vertrieb, Marketing und Verwaltung geben, die alle gleichberechtigt Wünsche und Anforderungen an die Software stellen dürfen. Die Verwaltung schreibt zum Modul Projekte „Jedes Projekt ist einem Vertrag und nicht direkt einem Kunden zugewiesen“. Der Vertrieb schreibt zum Modul Kunden „Mit dem Knopf Projekt anlegen kann man ein neues Projekt für den aktuell ausgewählten Kunden erstellen“. Bei der zweiten Anforderung sind Verträge gar nicht berücksichtigt. So widersprechen sich die Anforderungen.

Das lässt sich vermeiden, indem Sie Meinungsverschiedenheiten intern klärt und das Anforderungsdokument auf Widersprüche prüfen, bevor Sie es an Ihren Dienstleister schicken.

Fazit

Es gibt viele Fehler, die zu schwer verständlichen oder widersprüchlichen Anforderungen führen können. Diese Fehler lassen sich aber leicht vermeiden, wenn man weiß wie. Wenn Sie noch auf der Suche nach einem Dienstleister für Ihr Programmier- oder Websiteprojekt sind, kontaktieren Sie uns. Wir freuen uns schon darauf, Ihre Anforderungen zu analysieren und umzusetzen.