In fast jedem mittelständischen Unternehmen, das wir in Berlin besuchen, läuft irgendwo im Hintergrund noch eine Access-Datenbank. Meistens hat sie mal ein Kollege gebaut, der längst nicht mehr im Haus ist. Sie verwaltet Aufträge, Lagerbestände oder Kundendaten – und funktioniert, solange niemand sie anfasst. Genau das ist das Problem.

Warum Access irgendwann an seine Grenzen kommt

Access wurde nie dafür gebaut, dass zehn Leute gleichzeitig darin arbeiten. Sobald mehr als eine Handvoll Nutzer parallel zugreifen, fängt die Datei an zu ruckeln, Sperrungen häufen sich, und irgendwann meldet jemand „Datenbank beschädigt“. Wer dann kein aktuelles Backup hat, verliert im schlimmsten Fall Wochen an Arbeit.

Dazu kommt: Access läuft nur unter Windows, meist nur im Firmennetzwerk. Homeoffice, mobiler Zugriff vom Lager aus, ein Blick auf die Zahlen vom Handy während der Bahnfahrt – all das ist mit Bordmitteln kaum vernünftig umzusetzen. Und wenn die Person, die die Datenbank ursprünglich gebaut hat, das Unternehmen verlässt, bleibt oft ein System zurück, das niemand mehr wirklich versteht.

Was eine Web-App anders macht

Eine Web-Anwendung löst diese Punkte ziemlich direkt. Die Daten liegen zentral auf einem Server statt in einer einzelnen Datei, die über ein Netzlaufwerk geteilt wird. Mehrere Nutzer können gleichzeitig arbeiten, ohne dass sich etwas blockiert. Der Zugriff funktioniert über den Browser – vom Büro-PC genauso wie vom Tablet im Lager oder vom Laptop unterwegs.

Und weil eine Web-App von Grund auf für mehrere gleichzeitige Nutzer und wachsende Datenmengen konzipiert ist, wächst sie mit dem Unternehmen mit, statt bei 20.000 Datensätzen anzufangen zu stottern.

Wie so ein Projekt in der Praxis abläuft

Der erste Schritt ist immer, sich die bestehende Access-Lösung genau anzusehen: Welche Tabellen gibt es, welche Formulare, welche Abfragen und Makros stecken dahinter, und – das ist oft der wichtigste Teil – welche Excel-Listen und Zettel füllen die Lücken, die Access nicht abdeckt? Häufig zeigt sich erst in diesem Schritt, wie das Unternehmen wirklich arbeitet, nicht wie es auf dem Papier arbeiten sollte.

Danach wird die Datenstruktur bereinigt und in eine moderne Datenbank überführt, meist PostgreSQL oder MySQL. Parallel entsteht die eigentliche Anwendung: Ein Backend, das die Geschäftslogik übernimmt, und eine Bedienoberfläche, die sich an dem orientiert, was die Mitarbeitenden täglich brauchen – nicht an dem, was Access technisch vorgegeben hat.

Ein Punkt, der gerne unterschätzt wird: die Datenmigration. Access-Datenbanken, die über Jahre gewachsen sind, enthalten fast immer Altlasten – doppelte Kundennummern, inkonsistente Datumsformate, Freitextfelder, die eigentlich strukturierte Daten sein sollten. Die Migration ist der Moment, in dem man diese Altlasten entweder bereinigt oder für immer mitschleppt.

Was es kostet und was es bringt

Die ehrliche Antwort: Eine Web-App ist zunächst teurer als „wir basteln noch ein bisschen an der Access-Datei“. Die Frage ist aber, was die Alternative kostet. Ein Systemausfall am Monatsende, während die Buchhaltung die Abrechnung macht, ein Mitarbeiter, der Kunde nicht anrufen kann, weil „die Datenbank gerade jemand anderes geöffnet hat“ – solche Situationen haben ihren eigenen Preis, nur zahlt man ihn in Frust statt in Rechnungen.

Bei den Projekten, die wir begleitet haben, hat sich die Investition meist über zwei Effekte amortisiert: weniger Zeitverlust durch technische Störungen und die Möglichkeit, Prozesse zu automatisieren, die in Access mangels Schnittstellen gar nicht möglich waren – etwa automatische Benachrichtigungen, Anbindungen an Buchhaltungssoftware oder Auswertungen, die sich sonst jemand händisch in Excel zusammengeklickt hat.

Für wen sich das lohnt – und für wen (noch) nicht

Nicht jede Access-Datenbank muss weg. Wenn drei Leute damit arbeiten, die Datenmenge klein bleibt und niemand von außerhalb des Büros zugreifen muss, kann Access nach wie vor eine vernünftige Lösung sein. Sobald aber mehrere Abteilungen beteiligt sind, mobiler Zugriff gebraucht wird oder die Datei regelmäßig Probleme macht, wird es Zeit, sich das genauer anzuschauen.

Wir setzen uns dafür in der Regel zuerst unverbindlich mit der bestehenden Lösung auseinander, bevor überhaupt über ein Angebot gesprochen wird. Oft zeigt sich dabei schon, wie groß der Aufwand tatsächlich ist – und ob eine komplette Neuentwicklung nötig ist oder ob ein schlankerer Zwischenschritt reicht.